Manuales administrativos.

Una de la herramientas de las que se vale la administración para encausar las competencias y esfuerzos de sus activos son los manuales, los cuales se enmarcan en la filosofía empresarial; es decir, la misión, visión, objetivos y principios propios de la organización. Estas herramientas se definirán en relación al número de áreas que compone la empresa y a su vez, los puestos de trabajo que los integran. Los manuales administrativos son los que guían el quehacer del personal en la empresa, los cuales pueden ser, manuales de organización, manuales de descripción de puestos, manuales de procedimientos, etc., que van de acuerdo a las necesidades de la organización.

Estos elementos que se deben integrar en toda empresa organizada, deberán guiar a la misma desde adentro hacia afuera, unificando criterios de gestión que sustenten la calidad que demanda en cada uno de sus empleados.

Un manual administrativo es el documento que describe todas y cada una de las actividades que se deben seguir para la realización de las funciones de una unidad administrativa. Se define también, en estos elementos, el nivel de responsabilidad y el tiempo de realización de cada una de las actividades que componen la función.

Normalmente, contienen información y ejemplos de documentos que se utilizaran en la realización de las funciones en los puestos de trabajo. Por lo que se convierte en un instrumento de control y seguimientos de las actividades que hacen los activos de la empresa, evaluando desde lo esperado, de acuerdo al manual y lo realizado en el quehacer diario.

Otra de las utilidades de estos instrumentos es la ayuda que ofrece a la gerencia en la inducción, adiestramiento, introducción y capacitación del nuevo personal que integrará a la institución. Además, del soporte de información que da al personal en cualquier momento, sobre la manera de cómo gestionar diferentes actividades.

Mínimamente, un manual administrativo está compuesto por: la identificación de la empresa, índice o contenido del manual, una breve introducción, el detalle de los objetivos de cada uno de los procedimientos, el área de aplicación y alcance de los procedimientos, responsables, políticas de acción en los procesos, recursos a utilizar, documentos y formularios impresos, glosario, etc.

Para formular uno de estos manuales se requiere hacer una investigación intensa y profunda de cada uno de los puestos que componen el área administrativa, tratando de contemplar todas las posibles situaciones en las que se encontraría el personal en la realización de sus funciones en su puesto de trabajo, dándole así una solución de reacción para cumplir mínimamente las actividades y darle calidad a ellas.

Por lo que, en esta investigación, se deben tomar en cuenta los agentes de la organización, tanto internos como externos. Los internos serían, el personal que compone el recurso humano y los externos, los clientes, proveedores, distribuidores, auditores, staff que ofrezca un servicio temporal, etc. Además de contemplar a agentes, será necesario tomar en cuenta la filosofía administrativa, archivos de la organización, etc.